Een AI-collega voor je kantoor: intake kwalificeren zonder partneruren
Nova voert het eerste gesprek: wat speelt er, om welk rechtsgebied gaat het, is er een termijn in beeld, en welke stukken zijn er al. Die uitvraag is gestructureerd en altijd hetzelfde, dus een partner ziet alleen nog dossiers die compleet zijn. Wat Nova niet doet is beoordelen of iemand een zaak heeft — dat is juridisch oordeel en dat blijft bij de advocaat.
Gepubliceerd op · Laatst bijgewerkt op
Het probleem in deze branche
Partners willen alleen gesprekken met gekwalificeerde leads. Nu loopt elke intake eerst langs een secretaris.
| Kenmerk | Voor deze branche |
|---|---|
| Kanalen | |
| Eigen kennis | Specialisaties, intake-criteria, urencriteria, tarieven |
| Uitvoering | Nova Vault |
| Verwachte uitkomst | Elke intake komt binnen met een lead-score erbij, zodat partners zelf kiezen welke gesprekken ze voeren. |
Hoe ver je sector hiermee is
Advocatuur valt bij het CBS onder de specialistische zakelijke dienstverlening, die relatief vaak AI gebruikt — samen met de financiele dienstverlening boven het gemiddelde, maar onder de 54 procent van informatie en communicatie. Let op wat dat cijfer wel en niet zegt: het meet of een bedrijfstak AI gebruikt, niet waarvoor. In een kantoor gaat dat vaker over de administratie eromheen dan over het juridische werk zelf.
Waar de grens ligt
Hier ligt de grens scherper dan in andere branches, om twee redenen. Een intakegesprek bevat vrijwel altijd bijzondere of vertrouwelijke gegevens, en het raakt de geheimhouding die voor advocaten geldt. Daar komt artikel 22 AVG bij: iemand afwijzen als potentiële cliënt is een besluit dat die persoon rechtstreeks treft, en dat mag niet uitsluitend geautomatiseerd. Nova sorteert en verzamelt dus; de beslissing om een zaak wel of niet aan te nemen is en blijft een menselijke.
Concreet zijn dit de dingen die Nova hier niet zelfstandig doet:
- Beoordelen of iemand een zaak heeft, hoe sterk die staat of wat het gaat kosten.
- Een potentiële cliënt afwijzen — dat is een besluit dat iemand rechtstreeks raakt.
- Inhoudelijke stukken of dossierinformatie delen, ook niet met de betrokkene zelf.
Die grens staat niet in een instelling die iemand per ongeluk omzet, maar wordt vooraf vastgelegd. Dat is het verschil tussen een systeem waarvan je weet wat het doet en een systeem waar je achteraf achter komt.
De geheimhoudingsplicht reikt verder dan de privacyregels
Naast de privacyregels geldt de geheimhoudingsplicht van artikel 11a Advocatenwet, en die reikt verder. Alles wat je in je beroep te weten komt valt eronder, ook als er geen enkel persoonsgegeven in zit: een geschil tussen twee bv's is net zo goed geheim.
Daardoor verschuift de vraag. Niet of de privacyregels het toelaten, maar of een externe partij binnen je geheimhoudingskring valt en wie de correspondentie onderweg allemaal onder ogen krijgt. Schending daarvan is bovendien strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht — een boete van de toezichthouder is dus niet het enige waar je op let.
Praktisch betekent dat: de logistiek kan geautomatiseerd — afspraken, bereikbaarheid, welke stukken er al liggen. Alles wat de rechtspositie van de cliënt raakt blijft advocatenwerk. En wat je automatiseert hoort in je opdrachtbevestiging te staan, zodat de cliënt het weet voordat hij tekent.
Verder uitgeschreven staat dat in AI op een advocatenkantoor, tot en met wat je daarover apart vastlegt met de partij die je inschakelt.
De algemene regels rond geautomatiseerde besluitvorming en transparantie staan uitgewerkt in AI en de AVG voor het MKB en de AI-verordening voor het MKB.
Wat wij van jou nodig hebben
Dit verschilt per branche, dus het staat hier en niet in een algemene checklist:
- De rechtsgebieden die je wel en niet aanneemt, zodat de uitvraag daarop aansluit.
- Wie de conflictcheck doet en op welk moment — die stap blijft menselijk en hoort vóór inhoudelijke uitvraag.
- De vragen die je in een eerste gesprek altijd stelt; dat wordt de structuur van de intake.
Hoe een traject verloopt — intake, analyse van je bestaande communicatie en een schaduwweek waarin nog niets wordt verstuurd — staat op de aanpak-pagina.