Aanpak
Zo installeren wij Nova: vijf stappen van intake tot live.
Geen project van maanden en geen software die je zelf moet uitzoeken. Hieronder staat per stap precies wat er gebeurt: wat wij doen, wat we van jou nodig hebben, en hoe lang het duurt.
Voorbeeldweergave
SCHADUWWEEKConcept
Nova zet een antwoord klaar; jij bepaalt of het zo de deur uit mag
Voorbeeldweergave
GO-LIVEVangnet
Twijfelt Nova, dan gaat het bericht eerst naar je team
Voorbeeldweergave
ELKE MAANDBijsturen
We passen antwoorden aan zodra er iets verandert in je zaak
01Intake15 min→02Data-import3–5 werkdagen→03Schaduwweek5 werkdagen→04Go-livedag 1 met vangnet→05Bijsturenmaandelijks
Volledige ontzorging
Wij bouwen, koppelen en kalibreren alles voor je. We configureren het volledige systeem en sluiten deze naadloos aan op je bestaande systemen.
Live in vier weken
Van intakegesprek tot go-live duurt het traject ongeveer vier weken. Hieronder zie je per stap wat er gebeurt en hoe lang die stap duurt.
Persoonlijke AI-expert
Een vast aanspreekpunt bij Novot AI voor al je vragen, aanpassingen en updates.
Intakegesprek
In 15 minuten brengen we je bedrijfsprocessen in kaart.
Wat wij doen
- Het gesprek kan telefonisch plaatsvinden, bij ons op kantoor in Haarlem, of bij jou op de zaak
- We bespreken hoe je huidige klantcontact verloopt en wat je wilt automatiseren
- We leggen vast welke toon bij je bedrijf past, en welke onderwerpen altijd door een medewerker behandeld moeten worden
Wat jij doet
- Reserveert 15 minuten
- Wijst één contactpersoon aan die beslissingen neemt
Technisch Output: ingevuld intake-profiel en afspraken over het verdere verloop.
Data-import
We leren Nova hoe jouw bedrijf communiceert.
Wat wij doen
- Analyseren je klantcommunicatie via een alleen-lezen koppeling — wijzigen of versturen is technisch uitgesloten
- Identificeren de meest voorkomende vragen, vaste afspraken en de gewenste antwoordstijl
- Structureren dit tot een eigen kennisbank die de basis vormt voor de schaduwweek
Wat jij doet
- Verleent via ons stappenplan eenmalig alleen-lezen toegang
- Levert eventueel aanvullende documentatie aan: prijslijsten, voorwaarden of interne richtlijnen
Technisch Alleen-lezen koppeling per kanaal, via OAuth of een app-specifiek wachtwoord — nooit wachtwoord-delen. Berichten gaan versleuteld over de lijn; de inhoud bewaren we niet buiten de verwerking zelf. Bij Nova Air draait de verwerking op infrastructuur in de EU. Bij Nova Vault: op de server bij jou op locatie.
Schaduwweek
Nova draait een week mee op proef, nog zonder iets te versturen.
Wat wij doen
- Zetten Nova in proefstand: elk binnenkomend bericht krijgt een conceptantwoord klaargezet
- Sturen je elke ochtend één overzicht met alle concepten van de dag ervoor
- Verwerken jouw oordeel dezelfde avond nog, zodat de volgende dag beter is dan de vorige
Wat jij doet
- Loopt in een paar minuten per dag de concepten langs: goed, fout of aangepast
- Ziet de kwaliteit per dag stijgen en bepaalt of we door mogen naar live
Technisch Concepten in een dashboard: “wat zou Nova doen” naast “wat zou ik doen”, beoordelen met één toetsaanslag. Sentiment- en lead-classificatie draait parallel; twijfelgevallen gaan automatisch naar de precieze engine voor een double-check.
Go-live met vangnet
Nova gaat live en handelt berichten zelfstandig af, alleen waar ze zeker van is.
Wat wij doen
- Zetten het versturen aan met drie vaste regels: zeker → direct de deur uit · twijfel → eerst naar jouw team, mét voorstel · buiten haar terrein → doorgestuurd zonder antwoord
- Kijken de hele eerste week tijdens kantooruren live mee en grijpen in bij twijfel
- Zorgen dat de AI zich strikt houdt aan de vooraf afgesproken escalatieregels
Wat jij doet
- Behandelt alleen nog de twijfelgevallen — met een kant-en-klaar voorstel erbij
- Zegt wat strakker of juist losser mag
Technisch Elke reply krijgt een zekerheidsscore, met een per klant instelbare drempel. Onder de drempel: routing naar je team met de AI-suggestie als voorbereid concept — nooit automatisch versturen.
Maandelijks bijsturen
Elke maand verbeteren we Nova op basis van de resultaten.
Wat wij doen
- Rapporteren: hoeveel beantwoord, hoeveel doorgestuurd, hoe vaak iemand om een mens vroeg
- Stellen bij: nieuwe antwoorden erin, de zekerheidsdrempel omhoog of omlaag
- Zetten terugkerende vragen als vast antwoord in je kennisbank
Wat jij doet
- Neemt kort de cijfers door en geeft akkoord
- Meldt wat er verandert in je zaak: nieuwe diensten, prijzen, openingstijden
Technisch Dashboard met geclusterde escalatie-redenen en de human-request-rate als kwaliteitsindicator. Terugkerende vragen gaan als nieuw canoniek antwoord de kennisbank in. Wat er met je gegevens gebeurt als je stopt, staat in de verwerkersovereenkomst: we geven ze binnen 30 dagen terug in een gangbaar, machineleesbaar formaat, of we wissen ze — jouw keuze.
Deze vijf stappen zijn identiek voor Nova Air (EU-cloud) en Nova Vault (eigen server in jouw pand) — alleen de plek van je data verschilt. Vergelijk de twee opties →
Zekerheid vanaf de eerste dag
Ons doel is om de implementatie van Nova zo geruisloos mogelijk te laten verlopen. Door de week proefdraaien in de schaduwmodus weet je exact wat de AI gaat antwoorden voordat er ook maar één bericht daadwerkelijk verzonden wordt naar een klant. Dit geeft je de volledige controle en zekerheid.
Na de go-live blijven we Nova maandelijks bijstellen: nieuwe antwoorden erin, de zekerheidsdrempel omhoog of omlaag, en aanpassingen zodra er iets verandert in je zaak. Zo groeit Nova mee met je bedrijf.