Veelgestelde vragen
Vragen die wij vaak krijgen.
Kort en zonder techniektaal. Mis je een vraag? Mail of bel ons, dan voegen we hem toe.
Wat doen jullie precies?
Wij zetten een AI-collega in je bedrijf neer die je klantcontact zelfstandig afhandelt. Nova leest binnenkomende e-mail en WhatsApp-berichten, snapt waar ze over gaan en beantwoordt ze in jullie eigen toon. Telefonie kun je bij ons niet afnemen: Nova werkt op tekst, niet op spraak.
Het blijft niet bij antwoorden geven: Nova plant afspraken in, stelt offertes op en legt intakegesprekken vast. Weet hij iets niet zeker, dan geeft hij het bericht door aan een collega van vlees en bloed.
Wat maakt jullie anders dan andere AI-bedrijven?
De meeste partijen verkopen je een traject: eerst maanden overleg en onderzoek, en pas daarna iets dat werkt. Wij leveren een AI-collega die al werkt en die wij voor je blijven beheren — updates en onderhoud doen wij, jij hoeft niets bij te houden.
En jij bepaalt waar je gegevens staan: in onze Europese cloud, of op een eigen server bij jou op kantoor. Bij de meeste aanbieders is dat geen keuze.
Werkt het samen met de software die we nu al gebruiken?
Nova werkt met je bestaande e-mail, met WhatsApp Business en met je agenda — je hoeft dus niet over te stappen op iets nieuws en je team blijft werken zoals het gewend is.
Gebruik je daarnaast een eigen systeem voor bijvoorbeeld orders of klantgegevens, dan kijken we in het intakegesprek wat er nodig is om Nova daarbij te laten.
Hoe lang duurt het voordat Nova aan het werk is?
Meestal ben je binnen vier weken live. Novot AI ontzorgt je volledig bij het hele traject: we voeren samen een intakegesprek, analyseren je bestaande communicatie van de afgelopen 90 dagen en richten het systeem in op jouw bedrijfstoon.
Daarna volgt een schaduwweek waarin Nova al concepten klaarzet voor jouw review. Jij bepaalt wanneer hij live gaat: pas als jij daar akkoord op geeft, zetten we hem aan.
Wat als Nova een fout antwoord geeft?
Elk antwoord komt in je dashboard te staan, waar je het kunt teruglezen en corrigeren. Van elke correctie onthoudt Nova die uitzondering, zodat dezelfde fout geen tweede keer gebeurt.
Twijfelt Nova zelf, dan stuurt hij het bericht door naar je team in plaats van te gokken.
Wat gebeurt er met onze gegevens?
Bij Nova Air bewaren we de inhoud van berichten niet buiten de verwerking zelf. In onze logs staat geen berichtinhoud, alleen een cryptografische vingerafdruk waaruit de inhoud niet is terug te lezen; die vingerafdrukken bewaren we maximaal 90 dagen. Wie kan er dan wel bij? Onze AI-leverancier leest de inhoud van een bericht om het antwoord op te stellen; die zit buiten de EU, mag er contractueel niet op trainen en verwijdert het bericht daarna doorgaans binnen 30 dagen. Daarnaast kunnen onze eigen mensen bij de gegevens voor zover dat voor storingen, ondersteuning of beheer nodig is; zij hebben zwijgplicht.
Bij Nova Vault staat de server bij jou op kantoor: je documenten en kennisbank blijven daar staan, en jij bepaalt zelf hoe lang. Wat er wél uitgaat, is de inhoud van een bericht: die gaat ook dan naar diezelfde AI-leverancier buiten de EU om het antwoord op te stellen. Wij kunnen er verder alleen bij als je ons op afstand toegang geeft voor ondersteuning of onderhoud.
Hoe zit het met privacy en de AVG?
Wat wij doen, leggen we vast in een verwerkersovereenkomst die standaard bij elke overeenkomst hoort: daarin staat wat wij met de gegevens mogen doen en wat niet. Berichten gaan versleuteld over de lijn, de inhoud bewaren we niet buiten de verwerking zelf, er staat geen berichtinhoud in onze logs, en je data wordt contractueel niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
De applicatie draait op servers in de EU. Alleen het opstellen van het antwoord gaat via een AI-leverancier buiten de EU; die doorgifte is afgedekt met de standaardcontracten die de EU daarvoor voorschrijft. Hoe lang we wat bewaren, staat per soort gegeven in onze privacyverklaring. Bij Nova Vault staat de server bij jou op kantoor; ook dan gaat de inhoud van een bericht naar die leverancier buiten de EU om het antwoord op te stellen.
Wat we niet beloven: dat je met Nova vanzelf aan alles voldoet. Dat hangt ook af van hoe jij hem inzet en wat je er zelf omheen regelt. Wij zorgen voor de maatregelen aan onze kant en leveren de documenten die je nodig hebt. Een certificering of een externe audit hebben we niet.
Is Novot AI ook geschikt als wij een kleine organisatie hebben?
Zeker. Juist bij kleinere teams scheelt dat werk, omdat terugkerende e-mails en WhatsApp-berichten niet meer stuk voor stuk om iemands aandacht vragen. Telefoontjes vallen daarbuiten: Nova werkt op tekst, niet op spraak.
Werkt Nova ook in het Engels?
Ja. Nova ziet automatisch in welke taal een bericht binnenkomt en antwoordt in diezelfde taal. Nederlands en Engels zitten er standaard in.
Moeten wij onze klanten vertellen dat ze met een AI praten?
Ja, en sinds 2 augustus 2026 is dat ook geen keuze meer: op die datum werden de transparantieregels van de Europese AI-verordening van toepassing. De Europese Commissie schrijft daarover dat mensen erop gewezen moeten worden dat ze interactie hebben met een machine, zodat ze een weloverwogen beslissing kunnen nemen.
Bij Nova is dat standaard ingebouwd: elk bericht dat de AI verstuurt, maakt kenbaar dat het van een AI komt. Je hoeft er dus niets voor aan te zetten, en je kunt het ook niet per ongeluk uitzetten.
Mag Nova zelfstandig beslissingen nemen over onze klanten?
Voor het dagelijkse werk wel: een afspraak inplannen, een adres wijzigen, een offerte klaarzetten of een bestelling annuleren zijn uitvoering van wat al is afgesproken.
Voor beslissingen die iemand echt raken ligt het anders. Artikel 22 van de AVG verbiedt als hoofdregel besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en iemand in aanmerkelijke mate treffen; de Nederlandse Uitvoeringswet maakt daarop in artikel 40 alleen een uitzondering in nauw omschreven gevallen, en niet op basis van profilering.
Praktisch betekent dat: Nova bereidt het werk voor en handelt het af, maar op het moment dat een besluit iemand echt raakt, gaat het naar een mens. Waar die grens precies ligt, leggen we in het intakegesprek samen vast.