Privacy. Geen pagina vol clausules; wat wij wel en niet doen.

Voor onze eigen website, contactaanvragen en klantadministratie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen hoe die gegevens worden gebruikt, en deze verklaring beschrijft dat.

Handelt Nova berichten af namens een bedrijf dat klant bij ons is, dan zijn wij verwerker: dat bedrijf bepaalt het doel, wij voeren uit binnen de verwerkersovereenkomst die we met dat bedrijf hebben gesloten.

Ben jij klant van een bedrijf dat Nova gebruikt? Dan is dat bedrijf verantwoordelijk voor jouw gegevens en kun je daar terecht met vragen en privacyverzoeken. Komt zo'n verzoek rechtstreeks bij ons binnen, dan sturen we het direct door naar dat bedrijf.

• Contactformulier — naam, e-mail, bedrijf en je vraag. Komt als e-mail in onze beveiligde zakelijke mailbox en gebruiken we alleen om te reageren (grondslag: maatregelen op jouw verzoek vóór een eventuele overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG). We bewaren het tot 12 maanden na ons laatste contact.
• Plan je een gesprek, dan verwerken we dezelfde gegevens plus wat je zelf vertelt over je bedrijf — nodig om het intakegesprek te kunnen voeren.
• Cookies — we plaatsen zelf geen cookies: geen tracking, geen analytics van derden, geen advertentiepixels. Je taalkeuze (Nederlands/Engels) volgt uit het pad in de URL (novotai.nl of novotai.nl/en), niet uit een cookie.
• Technische logs — onze servers houden kort technische logbestanden bij voor beveiliging en misbruikpreventie (grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk het veilig houden van onze systemen).

• Account- en contractgegevens — naam en zakelijke contactgegevens van jou en je collega's (die ontvangen we soms via jouw organisatie), KvK-gegevens en gemaakte afspraken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie — factuur- en betaalgegevens bewaren we 7 jaar. Dat is een wettelijke (fiscale) plicht.
• Serviceberichten — als klant ontvang je updates over de dienst en over vergelijkbare diensten van ons; afmelden kan bij elke mail (grondslag: gerechtvaardigd belang, het onderhouden van onze klantrelatie).

Zonder naam en e-mailadres kunnen we niet reageren of het contract uitvoeren; meer vragen we niet dan daarvoor nodig is.

Zet jouw bedrijf Nova in, dan verwerken wij namens jou de berichten die jouw klanten sturen via de kanalen die jij koppelt (e-mail, WhatsApp Business, telefoon, agenda), plus metadata zoals tijdstip, kanaal en taal.

In onze logs staat geen berichtinhoud. Daar bewaren we alleen een cryptografische hash — een vingerafdruk waaruit de inhoud niet is terug te lezen. Voor debugging gebruiken we synthetische voorbeelden die jij vooraf goedkeurt.

Onze AI-leverancier verwerkt de inhoud uitsluitend om het antwoord te genereren: contractueel geen training op jouw data, verwijdering doorgaans binnen 30 dagen, met EU-standaardcontractsbepalingen als waarborg (zie subverwerkers).

Gebruik je WhatsApp als kanaal, dan loopt de bezorging via het WhatsApp Business-platform van Meta, onder de voorwaarden die jij met dat platform hebt — Nova sluit daarop aan. Bij Nova Vault draait de verwerking op een server bij jou op locatie. Wij hebben daar alleen toegang toe voor zover dat nodig is voor ondersteuning of beheer op afstand — buiten die momenten blijft alles binnen jouw omgeving.

De volledige afspraken staan in de verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). Die zetten we niet online: hij hoort bij de overeenkomst en je krijgt hem als ondertekenbaar document bij het voorstel — dus ruim vóór je tekent. Daarbij hoort ook een kant-en-klare informatietekst die je zo in je eigen privacyverklaring kunt zetten. Wil je hem eerder inzien, vraag hem dan op via info@novotai.nl, dan sturen we hem je toe.

• Nova maakt altijd duidelijk dat je met AI praat: bij het eerste contact in chat en e-mail, en aan het begin van elk telefoongesprek. Dat is sinds 2 augustus 2026 ook verplicht onder de Europese AI-verordening (art. 50), en die melding kan niet worden uitgezet.
• Twijfelt Nova, dan gaat het bericht naar een mens. Nova neemt geen besluiten met rechtsgevolgen over personen (art. 22 AVG) en wordt niet ingezet voor bijvoorbeeld het beoordelen van sollicitanten of medewerkers.
• Metadata zoals taal- en sentiment-indicatie gebruiken we alleen om berichten goed te routeren en de kwaliteit te bewaken — niet om profielen van personen op te bouwen.

• Berichtinhoud: niet bewaard buiten de verwerking zelf.
• Hash-logs: maximaal 90 dagen, daarna automatisch gewist.
• Geanonimiseerde metadata (volumes, talen): 24 maanden, voor productverbetering.
• Accountgegevens: zolang het contract loopt; daarna alleen wat wettelijk moet (facturatie: 7 jaar).
• Contactformulier en intake: tot 12 maanden na ons laatste contact.
• Nova Vault (eigen server): jij bepaalt zelf — het staat bij jou.

Voor onze eigen website en zakelijke e-mail — waaronder het contactformulier — werken we met Hostinger (hosting en opslag in de EU). Daar staat geen klantcontent van Nova.

Verwerkt Nova berichten namens een klant, dan komt daar naast die EU-hosting één partij bij: de AI-leverancier die het antwoord opstelt. Die is buiten de EU gevestigd. Hij verwerkt de inhoud alleen om te kunnen antwoorden, mag er contractueel niet op trainen, verwijdert verwerkte berichten doorgaans binnen 30 dagen, en de doorgifte is gedekt door de EU-standaardcontractsbepalingen. Om welke partij het gaat en welke waarborgen daarbij horen, staat met naam in de verwerkersovereenkomst die je als klant met ons tekent; op aanvraag sturen we die vooraf toe.

Wijzigingen aan deze lijst kondigen we minimaal 30 dagen vooraf aan bij onze klanten, zodat zij bezwaar kunnen maken. En nog steeds: geen Google Analytics, geen Meta Pixel, geen advertentienetwerken op deze site.

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar. Gaf je ergens toestemming voor, dan kun je die op elk moment intrekken.

Mail info@novotai.nl. We streven naar een antwoord binnen 7 werkdagen en reageren in elk geval binnen de wettelijke termijn van één maand. Kosteloos. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

• Geen training van AI-modellen op jouw data — ook onze AI-leverancier niet (per contract).
• Geen verkoop of verhuur van data. Niet aan adverteerders, niet aan data-brokers.
• Geen advertentieprofielen en geen tracking-cookies.
• Geen berichtinhoud in onze logs — medewerkers kunnen klantgesprekken niet teruglezen.

Verwerken wij gegevens namens jouw bedrijf, dan melden we een datalek binnen 24 uur aan jou, met wat er bekend is over aard, omvang en maatregelen — zodat jij op tijd aan je eigen meldplicht kunt voldoen. Wij helpen daarbij.

Voor verwerkingen waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, melden we een datalek waar vereist binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 33/34 AVG) en informeren we jou direct bij hoog risico. Binnen 14 dagen volgt een post-mortem.

Aanpassingen publiceren we op deze pagina met een changelog; bij wezenlijke wijzigingen mailen we klanten actief. Willen we gegevens voor een nieuw doel gebruiken, dan informeren we je vooraf.

Changelog

• v2 · augustus 2026 · Herzien: rollen uitgesplitst (verantwoordelijke/verwerker), grondslagen en bewaartermijnen per doel, rechten aangevuld (beperking, intrekken toestemming, klacht bij AP), AI-transparantie toegevoegd (EU AI-verordening art. 50), website-verwerkingen (contactformulier, demo, cookies) beschreven en subverwerkersafspraken aangescherpt.
• v1 · mei 2026 · Initiële versie.