Exact Online koppelen: het begint bij de vraag welke administratie je bedoelt
Een koppeling met Exact Online staat bij ons op aanvraag. Er is geen kant-en-klare integratie die je aanzet, en wij zijn geen partner of gecertificeerde leverancier van Exact. Wat er wel is: een AI-collega die e-mail en WhatsApp Business afhandelt, en een intakegesprek waarin we bekijken of meekijken in jouw administratie kan én nodig is. Deze pagina beschrijft wat de API van Exact daarvoor van je vraagt, zodat je die afweging kunt maken voordat er iets gebouwd wordt.
Gepubliceerd op
Bestaat deze koppeling al?
Status van deze koppeling: op aanvraag. Dat betekent letterlijk dat hij niet bestaat zolang niemand erom vraagt — geen module, geen schakelaar in een instellingenscherm, geen versie die ergens al meedraait. Na het intakegesprek bepalen we samen of hij er komt, wat hij precies mag opvragen en hoeveel bouwtijd dat vraagt. Zegt een leverancier je dat zo’n koppeling er "gewoon al is", vraag dan in welke administratie hij vandaag draait.
Wat de site hier verder over zegt, zegt hij overal hetzelfde: koppelingen zijn maatwerk en komen na het intakegesprek. Wat een AI-collega vandaag wél doet, is e-mail en WhatsApp Business afhandelen. Alles hieronder gaat dus over wat een koppeling zou vragen, niet over iets dat klaarstaat.
Wat de Exact Online API vraagt voordat er iets uitgelezen wordt
| Onderdeel van de API | Wat de documentatie van Exact zegt |
|---|---|
| Administratie in elke URL | Vrijwel elke resource-URI draagt een divisieparameter; die bepaalt welke administratie je leest |
| Records per pagina | De meeste endpoints leveren 60 per pagina; de bulk- en sync-endpoints leveren er 1000 |
| Aanbevolen leesmanier | Exact raadt aan de sync-endpoints te gebruiken waar dat kan |
| Melding bij wijzigingen | Een abonnement per onderwerp, bijvoorbeeld Accounts, Items of StockPositions |
| Beschikbaar bij Novot AI? | Op aanvraag — niet gebouwd, niet ingericht, en wij zijn geen partner van Exact |
De divisiecode: waarom Exact begint bij welke administratie je bedoelt
Exact Online is opgebouwd rond administraties, en in de API is dat direct terug te zien: vrijwel elke resource-URI draagt een divisieparameter, en die parameter zegt welke administratie wordt geraadpleegd. Wie meerdere bv’s, meerdere vestigingen of een aparte holding in Exact heeft staan, heeft dus ook meerdere codes. Een koppeling die naar de verkeerde wijst, geeft geen foutmelding — hij leest keurig gegevens uit een boekhouding die niet bij de vraag hoort.
Daarom is dat de eerste vraag in een intake: hoeveel administraties staan er, en welke daarvan mag een AI-collega raadplegen. Dat is geen technisch detail maar een afbakening. Het bepaalt wat er überhaupt in beeld komt, en wat er structureel buiten blijft — en dat laatste is bij een boekhoudpakket net zo belangrijk als het eerste.
Wat er in een Exact-administratie leeft dat klantcontact raakt
De referentiedocumentatie van Exact somt de endpoints per dienst op: relaties en contactpersonen onder CRM, offertes onder quotations, grootboek en openstaande posten onder de financiële diensten, artikelen en voorraadposities onder logistiek. Voor klantcontact zijn maar een paar van die lijsten interessant. "Is mijn factuur al verwerkt" raakt de openstaande posten; "stuur die offerte nog eens" raakt de offertes; "hebben jullie dat artikel op voorraad" raakt de voorraadposities. De rest van de administratie hoort een AI-collega niet te zien.
Dat onderscheid is belangrijk, want de verleiding is om een koppeling zo breed mogelijk te maken. Breed lezen is technisch het makkelijkst en juridisch het minst verstandig: je haalt dan persoonsgegevens op die voor het beantwoorden van de vraag niet nodig zijn. Wij zetten die afbakening liever in de koppeling zelf dan in een belofte, omdat alleen het eerste te controleren is.
Hoe je Exact leest zonder de administratie te belasten
Exact schrijft in diezelfde documentatie dat de meeste endpoints een paginagrootte van 60 hebben, dat de bulk- en sync-endpoints er 1000 leveren, en dat het aanbeveling verdient de sync-endpoints te gebruiken waar dat kan. Dat is precies het verschil tussen een koppeling die elke ochtend de volledige relatielijst opnieuw ophaalt en een koppeling die alleen vraagt wat er sinds gisteren is veranderd. Het tweede kost minder en veroudert minder snel.
Voor wijzigingen die niet kunnen wachten heeft Exact webhook-abonnementen: je meldt je aan op een onderwerp — Accounts, Items, StockPositions — en Exact stuurt een bericht zodra daar iets gebeurt. Wie dat gebruikt, hoeft niet elk kwartier te vragen of er nog nieuws is. Dat scheelt niet alleen verkeer; het scheelt ook de vertraging tussen "de status is gewijzigd" en "de klant hoort het".
Exact publiceert daarnaast limieten op het aantal aanroepen per administratie. Die staan in een kennisbank die zijn inhoud pas na het uitvoeren van scripts toont, en die we daarom niet als bron kunnen citeren; we noemen die getallen hier dus niet. Wat wél telt voor jouw afweging: een nieuwe koppeling deelt dat budget met alles wat er verder aan jouw Exact hangt — je boekhouder, een scan-en-herkendienst, een webshopkoppeling. Wie dat budget opeet, merkt het niet aan zijn AI-collega maar aan de facturatie die ’s nachts vastloopt.
Wat we nodig hebben voordat we hier iets zinnigs over kunnen zeggen
- Welke administraties er in Exact Online staan, en welke daarvan een AI-collega mag raadplegen.
- De vragen die je vandaag met de hand in Exact opzoekt om een klant te kunnen antwoorden — dat is de enige eerlijke maat voor wat een koppeling oplevert.
- Wie er verder al aan jouw Exact hangt: de boekhouder, een scandienst, een webshop. Zij delen het aanroepbudget met elke nieuwe koppeling.
- Duidelijkheid over wie bij jou de toegang mag verlenen; een koppeling leest mee onder een gebruiker die daar rechten voor heeft, en die keuze is van jou, niet van ons.
Onze werkwijze van intakegesprek tot oplevering staat beschreven bij onze aanpak. Wat daar niet staat en hier wel: een administratiekoppeling is geen doel op zich. Voor het merendeel van de binnenkomende vragen — openingstijden, levertijden, of iemand terugbelt — hoeft er niets uit Exact te komen. De koppeling verdient zich pas terug bij de vragen die er echt in zitten: is deze factuur voldaan, wat stond er in die offerte, welk artikel is er geleverd.
Wat er wettelijk geldt zodra een koppeling persoonsgegevens uit een pakket haalt — je haalt niet meer op dan nodig, en je legt vast wie verwerkingsverantwoordelijke is — staat uitgewerkt in AI en de AVG voor het MKB. Welke kanalen een AI-collega bij ons bedient, staat op de kanaalpagina over e-mail.