Een AI-collega voor je administratiekantoor: herhaalvragen en documenten
Een administratiekantoor krijgt elke maand dezelfde vragen van andere mensen: waar lever ik dit aan, wat heb je nog nodig, is mijn aangifte al weg. Nova vangt die herhaalvragen op, herinnert klanten aan ontbrekende stukken en zet documenten op de goede plek. Wat hij níét doet is beoordelen — dat is jouw vak.
Gepubliceerd op
Het probleem in deze branche
Aangifte-piek: klanten mailen 4 keer per week "is mijn aangifte al weg?" Geen tijd om iedereen te bellen.
| Kenmerk | Voor deze branche |
|---|---|
| Kanalen | E-mail · WhatsApp |
| Eigen kennis | Per klant de eigen dossiers en statussen, strikt gescheiden |
| Volume per dag | 600 berichten (100/uur) |
| Verwachte uitkomst | Klant ziet de status meteen, in plaats van 2 dagen wachten. Boekhouder belt alleen bij echte vragen. |
Die tabel is een voorbeeldconfiguratie en geen gemeten gemiddelde. Wij hebben nog geen klanten in productie, dus er zijn geen praktijkcijfers om te tonen — en verzonnen cijfers zijn erger dan geen cijfers. Wat er staat is de opzet die wij voor dit type bedrijf zouden voorstellen, met de volumes die daarbij horen.
Waar de grens ligt
Hier geldt een rem die andere branches niet hebben: de fiscale bewaarplicht. De Belastingdienst schrijft dat de bewaartermijn pas begint zodra de actualiteitswaarde van een gegeven vervalt — niet op de factuurdatum. Een AI die opruimt op basis van ouderdom zit daarmee structureel fout. Nova ruimt daarom niets op in de administratie; hij verwerkt berichten, en die hebben hun eigen, kortere retentie.
Concreet zijn dit de dingen die Nova hier niet zelfstandig doet:
- Fiscaal advies geven of een post beoordelen; hij signaleert wat ontbreekt, jij bepaalt wat het is.
- Documenten uit de administratie verwijderen — de bewaartermijn hangt aan actualiteitswaarde, niet aan ouderdom.
- Een aangifte indienen of goedkeuren, ook niet als alles compleet lijkt.
Die grens staat niet in een instelling die iemand per ongeluk omzet, maar wordt vooraf vastgelegd. Dat is het verschil tussen een systeem waarvan je weet wat het doet en een systeem waar je achteraf achter komt.
De algemene regels rond geautomatiseerde besluitvorming en transparantie staan uitgewerkt in AI en de AVG voor het MKB en de AI-verordening voor het MKB.
Hoe het begint
Het begint met een intakegesprek van een kwartier waarin we kijken welk werk in jouw geval terugkomt en zich laat overnemen. Daarna analyseren we je bestaande communicatie van de afgelopen 90 dagen, zodat Nova jouw toon leert in plaats van een algemene. Er volgt een schaduwweek waarin hij concepten klaarzet die jij nakijkt — pas als dat klopt gaat hij zelf versturen.
Die schaduwweek is niet vrijblijvend. Het is het moment waarop zichtbaar wordt welk werk de AI werkelijk aankan en welk werk bij een mens hoort te blijven — en dat verschilt per bedrijf meer dan per branche.