Laatst bijgewerkt op
Ik liet een AI-agent een week mijn agenda beheren (en dit is wat er gebeurde)
Een week lang liet ik een AI-agent al mijn afspraakverzoeken afhandelen. Geen theorie — gewoon een test. Dit ging goed, dit ging mis, en dit zou ik anders doen.
De opzet van het experiment
Als ondernemer word je geleefd door je agenda. Tussen de verkoopgesprekken, interne afstemmingen en klantafspraken door ben je constant aan het puzzelen om gaatjes te vinden. Om te testen of dit echt makkelijker kan, nam ik de proef op de som: ik gaf een AI-agent (ingericht met Novot AI) een week lang de volledige controle over mijn agenda en inkomende planningsverzoeken. De spelregels waren simpel: plan afspraken in, houd rekening met reistijd en buffers, en betrek mij er alleen bij als je er echt niet uitkomt.
De verrassingen: Snelheid en rust
Al op de eerste dag merkte ik een groot verschil in mijn mailbox. Verzoeken die ik normaal gesproken pas aan het einde van de dag zou beantwoorden (omdat ik er geen tijd voor had), werden nu binnen 60 seconden na binnenkomst beantwoord en ingepland door de agent. De mailwisseling verliep zo natuurlijk dat klanten dachten dat ze met mijn persoonlijke assistent communiceerden.
Bovendien gaf het een enorme rust. Ik hoefde niet meer na te denken over data of buffers; mijn agenda vulde zich geruisloos op de achtergrond op een logische, gestructureerde manier.
Wat er misging (en de belangrijkste les)
Het was natuurlijk niet direct perfect. Op de tweede dag plande de agent een fysieke afspraak in Utrecht direct na een afspraak in Amsterdam, zonder voldoende reistijd in te calculeren. Ik had de instructies voor geografische buffers niet specifiek genoeg geformuleerd. Na het toevoegen van één simpele regel ("altijd 45 minuten reistijd inbouwen tussen afspraken in verschillende steden") deed het probleem zich niet meer voor.
De belangrijkste les die ik leerde: een AI-agent is zo slim en efficiënt als de instructies en grenzen die je hem meegeeft. Het dwingt je om kritisch na te denken over je eigen prioriteiten en workflow.
Wat zo'n agent eigenlijk allemaal ziet
Het punt dat me tijdens die week het meest is bijgebleven: een agenda is geen lijst met tijdstippen. Het is een dossier over andere mensen. Wie je spreekt, hoe vaak, waarover, en soms — bij een ziekenhuisafspraak of een sollicitatie — waarom. Die gegevens zijn niet van jou; ze gaan over de mensen in je agenda.
Dat maakt de vraag "wat mag die agent zien" scherper dan hij lijkt. Niet elk veld is even gevoelig, en een agent heeft lang niet alles nodig om zijn werk te doen:
| Onderdeel | Nodig om te plannen? | Waarom |
|---|---|---|
| Tijdvak bezet of vrij | Ja | De enige informatie die beschikbaarheid bepaalt |
| Duur en tijdzone | Ja | Bepaalt of een voorstel realistisch is |
| Naam van de deelnemer | Soms | Alleen nodig bij verzetten of bevestigen |
| Titel van de afspraak | Nee | Verraadt vaak het onderwerp; niet nodig voor beschikbaarheid |
| Notities en bijlagen | Nee | Hier zit de gevoelige inhoud, en plannen gaat er niet over |
Er zit ook een wettelijke ondergrens onder. Artikel 22 van de AVG verbiedt als hoofdregel besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en iemand in aanmerkelijke mate treffen; de Nederlandse Uitvoeringswet maakt daarop in artikel 40 alleen in nauw omschreven gevallen een uitzondering, en uitdrukkelijk niet op basis van profilering. Een agent die tijdvakken voorstelt zit daar ver vandaan. Een agent die zelf besluit wie er wél en niet op de agenda komt, zit er middenin.
Het eindoordeel
Ik ga niet meer terug naar handmatig plannen. De tijd en mentale rust die ik deze week heb teruggekregen, wegen ruimschoots op tegen de korte tijd die nodig was om de agent in te stellen en bij te sturen. Het is alsof je een fulltime personal assistant hebt gekregen, maar dan zonder de bijbehorende loonkosten.